Kassensysteme gezielt kaufen und einsetzen
10. August 2009 | 
Autor: Wer heute ein Geschäft eröffnet, egal ob im Einzel- oder Großhandel, Gastronomie oder Dienstleistung, muss sich frühzeitig Gedanken darüber machen, wie er die anfallenden Verwaltungsarbeiten bewältigt und auch den Geldfluss steuert. Ein modernes Kassensystem für das Geschäft, für das zentrale Büro ein PC und die passende Software erfordern genaue Vorinformation und Vergleiche. Um zu wissen, welche Komponenten benötigt werden, sollte der Neuunternehmer sich einen Plan machen, aus dem hervorgeht, welche Funktionen vorhanden sein sollten, welche Aufgabenbereiche abgedeckt werden sollen und welche Auswertungen für die optimale Kontrolle notwendig sind. Diese Anforderungen sind natürlich für jedes Geschäft ein wenig unterschiedlich. Eins haben jedoch alle Geschäfte gemeinsam. Die Umsätze sollen ordnungsgemäß verbucht werden und der Wareneinsatz, sowie die Lagerhaltung müssen kontrollierbar sein. Die Wahl des richtigen Kassensystem s und der passenden Peripheriegeräte wird also an erster Stelle der Liste stehen. Die erste Frage ist, stehen die Kassensysteme und der PC im gleichen Haus und wenn ja, wie weit entfernt? Denn die Daten aus dem Kassensystem müssen übertragen werden, innerhalb eines Hauses kann das über ein vorhandenes Kabelsystem des hausinternen Netzwerkes geschehen. Sind solche Kabel nicht vorhanden, nutzt man die Telekommunikation, um die Daten per Modem oder über Funk per WLan aus den Kassen auszulesen. Die Vielfalt an verschiedenen Kassen Modellen macht die Wahl der Richtigen nicht einfach. Bäckereien und Konditoreien sollten darauf achten, dass das Kassensystem wasser- und staubdicht ist, damit die feinen Mehlstäube nicht eindringen können. In Metzgereien ist es wichtig, dass die Tastatur abwaschbar ist, damit den Hygienevorschriften Genüge getan werden kann. Ein Kassensystem für ein Restaurant sollte in der Lage sein, grafische Tischpläne darzustellen. Im Terrassencafé ist ein mobiles Kassensystem sehr praktisch in der Anwendung. Die Anbindung von benötigten Peripheriegeräten sollte im Netzwerk möglich sein, so dass von allen Kassen aus beispielsweise eine Schankanlage oder Kaffeemaschine angesteuert werden kann oder auch der Küchendrucker. Im Lebensmittelhandel sollten Wiegesysteme und Scanner angeschlossen werden können, außerdem ein Kundendisplay und Geldschublade. Sollen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter über das Kassensystem gespeichert werden? Die Liste der geplanten Aufgaben sollte so detailliert wie möglich aufgestellt werden, damit der Fachhändler in der Lage ist, die Anforderungen dementsprechend umzusetzen und die bestmögliche Installation in einem Angebot zusammenzustellen. Alle Kassensysteme ganz gleich für welche Sparte sie eingesetzt werden sollen, haben jedoch gemeinsam, dass die Daten der gespeicherten Umsätze in den PC übertragen werden sollen, wo sie in dementsprechenden Programmen zur Auswertung oder auch zur Steuerung der Produktion, zum Beispiel bei Bäckerei Filialisten, verarbeitet werden können. Um das zu erreichen, benötigt man eine Kommunikationssoftware, die die jeweilig erforderlichen Schnittstellen zu den Anwendungen zur Verfügung stellt. Gut ist es, wenn Kassensysteme und Kommunikationssoftware aus einer Hand sind, so dass Fehlerquellen ausgeschlossen werden. Ein weiterer Entscheidungshelfer ist, wie gut die Wartung und Service im Notfall organisiert sind. Denn im laufenden Geschäft plötzlich ohne Kassensystem arbeiten zu müssen wünscht sich sicherlich kein Unternehmer. Schneller und zuverlässiger Kundendienst, im Falle eines Falles die Bereitstellung von Ersatz, haben schon so manche Katastrophe behoben.
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viele Tätigkeiten im Hotel mit einem Kassensystem unterstützen
Im Tourismusgewerbe gibt es die verschiedensten Berufsbereiche, wobei viele Tätigkeiten auch mit der Bedienung am Kassensystem zu tun haben. So arbeiten die Empfangsmitarbeiter direkt mit dem Kassensystem, wobei ein stationäres Modul am Empfangstresen platziert ist. Über eine Tastatur und mit Unterstützung eines Touch-Screen-Monitors können Daten im Kassensystem aufgerufen, erfasst und verarbeitet werden. Wenn zum Beispiel ein Gast über das Internet eine Reservierung vorgenommen hat, sind bereits wichtige Daten in der Kassensoftware hinterlegt, die über den Monitor aufgerufen werden können. Auch im Restaurant, das einem Hotel zugehörig ist, arbeiten die Servicekräfte mit einem modernen Kassensystem, dass hier meist auch mit dem Kassensystem des Hotels vernetzt ist. Eine mobile Kasse erleichtert natürlich die Arbeit in der Gastronomie erheblich, weil jeder Weg, die Bestellung zur Küche und zur Schankanlage zu bringen, entfällt. Schließlich geschieht die Übermittlung über eine Funkfrequenz, und die Aufträge werden über einen Bondrucker ausgegeben. Dadurch wird den Mitarbeitern in der Gastronomie die Arbeit natürlich erheblich erleichtert. Die mobile Kasse eines Hotelrestaurants ist natürlich auch an das genutzte Kassensystem angeschlossen, was die Nutzung einer gemeinsamen Kassensoftware ermöglicht. Das wiederum bedeutet für den Verwaltungsbereich des Betriebes, dass alle Daten aus Hotel und Restaurant über dieselbe Kassensoftware verarbeitet werden können. Dadurch wird keine zusätzliche Softwarelösung benötigt, was wiederum Kosteneinsparung bedeutet. Durch die Möglichkeit des Zugriffs auf die Kassensoftware in der Gastronomie- und Hotelverwaltung sind natürlich auch die Mitarbeiter hier in direktem Kontakt zum Kassensystem. Da eben auch im Office-Bereich mit moderner Kassensoftware viele Buchungen durchgeführt werden können, erübrigt sich die Investition in andere Systemlösungen, und zusätzlich wird vermieden, dass unnötig Zeit vergeht, weil zwischen mehreren Anwendungen gewechselt werden muss. Es können aber auch zum Beispiel die Zimmermädchen mit dem Kassensystem eines Hotels arbeiten. Mit einem mobilen Endgerät können bei der Zimmerreinigung der Wechsel von Bettwäsche und Handtüchern ebenso in die Kassensoftware eingetragen werden, wie auch der aktuelle Bestand in der Minibar des Gästezimmers. Über das Kassensystem kann dann dem Gast der Getränkeverzehr in Rechnung gestellt werden, und ebenso kann die komplette Wäsche des Hauses, von der Bettwäsche im Gästezimmer bis zur Tischwäsche im Restaurant, im Kassensystem statistisch verwaltet und kontrolliert werden. Im Hotelwesen kann eigentlich von jedem Arbeitsplatz aus die Tätigkeit mit dem Kassensystem des Hauses notwendig und möglich sein. So kann beispielsweise auch der Koch in der Kassensoftware Bestellungen für Lebensmittel und alle anderen nötigen Zutaten und Arbeitsgeräte hinterlegen. Diese werden dann im Controlling geprüft und an Lieferanten übermittelt, was natürlich auch vom Kassensystem aus mit einer online-Verbindung möglich ist. Insgesamt können natürlich auch alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Kassensystem erfassen, wobei diese Daten dann wiederum der Buchhaltung zur Verfügung stehen. Die Gehaltsabrechnungen können mit den im Kassensystem erfassten und zur Verfügung stehenden Daten zeitnah und zeitgenau durchgeführt werden.
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Kasse und Heizpilz im Winter
Vor etwa sechs Monaten gab es eine hitzige Diskussion über das Thema, dass viele Gastronomen in der Winterzeit im Außenbereich mit Heizpilzen zusätzlich die Luft belasten und der Umwelt damit keinen Gefallen tun. Schließlich sind diese Heizpilze mit Gas betrieben und verursachen eine direkte CO2-Belastung. Natürlich ist das einerseits nicht so gut für die Umwelt, andererseits werden natürlich auch die Gäste belastet, die sich im Bereich dieser Wärmequellen aufhalten. Dabei argumentieren viele Gastronomen, dass sie besonders im Winter den Rauchern den Aufenthalt im Freien etwas angenehmer gestalten wollen. Außerdem befürchten viele Gastronomen Umsatzeinbußen, weil immer weniger Raucher zu Besuch kommen. Und das macht sich schon mittelfristig in der Umsatzabrechnung mir der Gastronomie-Kasse statistisch bemerkbar. Schließlich ist seit Monaten auch im Letzten Bundesland das Nichtraucherschutzgesetz in Kraft getreten, wonach Raucher nicht mehr in Gaststätten rauchen dürfen. Und tatsächlich haben viele Raucher zunächst einen Gastronomie-Besuch vermieden, und sogar viele Nichtraucher waren der Ansicht, dass es seit der neuen Gesetzgebung nicht mehr so interessant in der Gastronomie ist. Da können Restaurants, Cafés, Kneipen und Imbissbuden noch so attraktiv eingerichtet und mit einer modernen Kasse ausgestattet sein: ohne Gäste fehlt der Umsatz. Speziell im Winter dürfte sich das tatsächlich bemerkbar gemacht haben und über die Umsatzabrechnungen mit Kasse und Kassensystem deutlich geworden sein. Hinzu kam dann noch die Krisenstimmung, die zusätzliche Umsatzeinbußen bescherte. Nun zum Frühling hin kann aber zunächst erst einmal die Diskussion über die Heizpilze beiseite geschoben werden. Sicher ist auf jeden Fall, dass auch Deutschland sich an den Nichtraucherschutz gewöhnen wird. Und dann wird die hierdurch bedingte Umsatzsteigerung auch wieder spürbar und übe die tägliche Abrechnung von Kasse und Kassensystem nachvollziehbar sein. Mit einer modernen Kassensoftware können die Umsätze mittelfristig wie langfristig dargestellt werden und erkennbar machen, wie sich der Trend über gewisse Zeiträume und zu bestimmten Jahreszeiten entwickelt.
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Kassensysteme an Tankstellen und anderswo
Der Floristenverband in Nordrhein-Westfalen ist nach wie vor bemüht, an Sonn- und Feiertagen die Geschäfte öffnen zu dürfen. Man fühlt sich benachteiligt, weil an Tankstellen eben auch sonn- und feiertags Blumen verkauft werden dürfen, ebenso wie Backwaren. Und das ganztägig neben der Abgabe tankstellentypischer Waren wie Benzin. Die empfundene Benachteiligung wird von Floristen, Bäckern und Konditoren durchaus zu Recht geäußert. Aus Notwendigkeit wird mancher Händler in jüngerer Vergangenheit investiert haben und möchte natürlich diese Aufwände so schnell wie möglich wieder einnehmen. So manches neue Kassensystem könnte ebenso angeschafft worden sein, wie auch der eine oder andere Laden eine Grunderneuerung und -ausstattung bekommen hat. Kassen im Einzelhandel sind nicht mehr nur Erfassungsgeräte für Verkäufe. Für jede Branche gibt es spezifische Kassensoftware, die wiederum individuell für jeden Betrieb eingerichtet werden kann. Wer erinnert sich nicht daran, dass Blumenläden und Bäckereien früher sonntags morgens zwei Stunden geöffnet hatten? Warum soll das nicht wieder oder weiterhin möglich sein? Schließlich möchte nicht jeder sein sonntägliches Frühstücksbrötchen oder einen Strauß Blumen für die Schwiegermutter an der Tanke kaufen, sondern bevorzugt eben das qualifizierte Fachgeschäft. Natürlich sind auch Tankstellen mit modernen Kassensystemen und Netzwerkkassen ausgerüstet. Über die hier genutzte Kassensoftware wird jede Zapfsäule abgerechnet. Eine Verbindung zwischen Zapfsäulen und Kassensystem ermöglicht es, jeden Tankvorgang mit einem Tastendruck in der Kassensoftware aufzurufen und zu kassieren. Wie bei der Lieferung die Mengenangaben im Kassensystem hinterlegt werden, konnte akut nicht herausgefunden werden. Jedenfalls wird aber jeder Verkauf in der Kassensoftware als Warenausgang gegengebucht, womit dann ein ständig aktueller Bestand der verschiedenen Kraftstoffsorten bekannt ist. Wahrscheinlich wird bei Erreichen einer gewissen Menge auf dem Bildschirm der Kasse ein Hinweis gegeben, dass eine Bestellung notwendig ist. Sofern nicht von vornherein in der Kassensoftware so programmiert, ist es möglich, die Bestellung einzelner Kraftstoffe automatisch an einen Mineralölkonzern zu senden. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn ein Tankstellenpächter vertraglich an einen Kraftstoffhersteller gebunden ist. Dann kann rechtzeitig und automatisch eine Bestellung versendet werden, womit auch der Mineralölkonzern ständig aktuell über die Umsätze informiert ist. Auch werden von hier aus oft die Preise an den Preistafeln der Tankstellen aktuell bestückt. Über eine besondere Software, die über die Kassensoftware an der Tankstelle mit den Zapfsäulen und den Preistafeln verbunden ist, werden von Konzernseite aus jederzeit die aktuellen Preise übermittelt. So sind ständig Zapfsäulen, Preistafel, Kassensoftware und Kassensystem aktuell und gleich mit Preisinformationen versorgt. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen der Tankwart noch mit der Leiter losging und manuell die Preistafel aktualisierte.
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Karriere machen und Kassen bedienen
In der Ausbildung im Einzelhandel lernt man nicht nur die spezifischen Warenkenntnisse. Auch der Umgang mit Kunden wird erlernt und trainiert, damit im späteren Berufsleben die Kundenkontakte positiv verlaufen. Auch der Umgang mit Geld und die Bedienung von Kassen, Registrierkassen oder Kassensystemen werden in der Ausbildung vermittelt. Gerade das finde ich sehr wichtig. Denn der Umgang mit Geldern ist eine Aufgabe, die beim Kassieren Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit erfordert, und von Seiten des Vorgesetzten Vertrauen voraussetzt. Da ist die Zeit der Ausbildung eine gute Gelegenheit, beides unter Beweis zu stellen. Nach der Ausbildung können Weiterbildungen ebenfalls nützlich sein, um in der Karriere einen Schritt weiter zu kommen. Da könnte die Neuanschaffung eines Kassensystems oder einer neuen netzwerkfähigen Registrierkasse zur Verwaltung der Umsätze ein prima Anfang sein, eine Fortbildung in Anspruch zu nehmen. Als Filialleitung hat man zwar eine große Verantwortung dem Betrieb und auch den Kollegen gegenüber. Aber auch hier Vertrauen vorausgesetzt, kann man in leitender Position tolle Arbeit leisten. Mitarbeiterführung ist da nur ein Punkt. Auch die Umsetzung des Firmenkonzepts für die Filiale ist eine tolle Aufgabe. Als Filialleitung hat man auch die Verantwortung für die tägliche Abrechnung der Kasse. Sicher kann die Aufgabe an vertrauensvolle Kollegen gegeben werden. Aber schlussendlich muss man selbst als filialleitende Person den Kopf für die Richtigkeit hinhalten. Das fördert die Motivation, seine Mitarbeiterführung so zu gestalten, dass hierfür nötiges Vertrauen auf allen Seiten herrscht. Wer erfolgreich eine Filiale leitet, kann im weiteren Verlauf eine Karrieresprosse zum/zur Bezirksverwalter/in aufsteigen. Hier hat man dann die Verantwortung über mehrere Filialen und unterstützt dort bei der Mitarbeiterführung, der Erstellung von Dienstplänen und beantwortet Frage, die die Filialleitung nicht beantworten kann. Auch die Entscheidung ob weitere Mitarbeiter für bestimmte Filialen eingestellt werden, obliegt zum großen Teil der Bezirksverwaltung eines Betriebes. Auch die Einstellungsgespräche werden meist von diesen Personen übernommen. Wenn es um grundlegende Veränderungen, wie beispielsweise eine neue Einrichtung der Filialen oder die Inbetriebnahme neuer Kassen oder Kassensysteme, obliegt in letzter Konsequenz natürlich der Geschäftsleitung. Aber höherrangige Mitarbeiter dienen da als Vermittler zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern. Sie können Informationen wechselseitig weiterleiten und auch Erfahrungsberichte von der Basis zur Chefetage geben. So könnte ein neues Kassensystem zu unverbindlichen Testzwecken vom Hersteller zur Verfügung gestellt werden. Da nutzt es dem Chef nichts, wenn er das Design der Endgeräte klasse findet, die Mitarbeiter die Bedienung der Kassen oder auch der Kassensoftware für mangelhaft befinden. Denn schließlich nutzt des tollste Design nichts, wenn die Funktionalität nicht gegeben oder eine korrekte Abrechnung der Umsätze mit der Kasse nicht möglich ist. Kassen in verschiedenen Leistungsstärken und Ausführungen werden für den Handel angeboten. Ob nun eine Registrierkasse, ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse zum Einsatz kommt, kann auch über gut qualifizierte Kollegen und Kolleginnen mit entschieden werden. Denn gut aus- und weitergebildet ist halb gewonnen.
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