Kassensysteme gezielt kaufen und einsetzen
10. August 2009 | 
Autor: Wer heute ein Geschäft eröffnet, egal ob im Einzel- oder Großhandel, Gastronomie oder Dienstleistung, muss sich frühzeitig Gedanken darüber machen, wie er die anfallenden Verwaltungsarbeiten bewältigt und auch den Geldfluss steuert. Ein modernes Kassensystem für das Geschäft, für das zentrale Büro ein PC und die passende Software erfordern genaue Vorinformation und Vergleiche. Um zu wissen, welche Komponenten benötigt werden, sollte der Neuunternehmer sich einen Plan machen, aus dem hervorgeht, welche Funktionen vorhanden sein sollten, welche Aufgabenbereiche abgedeckt werden sollen und welche Auswertungen für die optimale Kontrolle notwendig sind. Diese Anforderungen sind natürlich für jedes Geschäft ein wenig unterschiedlich. Eins haben jedoch alle Geschäfte gemeinsam. Die Umsätze sollen ordnungsgemäß verbucht werden und der Wareneinsatz, sowie die Lagerhaltung müssen kontrollierbar sein. Die Wahl des richtigen Kassensystem s und der passenden Peripheriegeräte wird also an erster Stelle der Liste stehen. Die erste Frage ist, stehen die Kassensysteme und der PC im gleichen Haus und wenn ja, wie weit entfernt? Denn die Daten aus dem Kassensystem müssen übertragen werden, innerhalb eines Hauses kann das über ein vorhandenes Kabelsystem des hausinternen Netzwerkes geschehen. Sind solche Kabel nicht vorhanden, nutzt man die Telekommunikation, um die Daten per Modem oder über Funk per WLan aus den Kassen auszulesen. Die Vielfalt an verschiedenen Kassen Modellen macht die Wahl der Richtigen nicht einfach. Bäckereien und Konditoreien sollten darauf achten, dass das Kassensystem wasser- und staubdicht ist, damit die feinen Mehlstäube nicht eindringen können. In Metzgereien ist es wichtig, dass die Tastatur abwaschbar ist, damit den Hygienevorschriften Genüge getan werden kann. Ein Kassensystem für ein Restaurant sollte in der Lage sein, grafische Tischpläne darzustellen. Im Terrassencafé ist ein mobiles Kassensystem sehr praktisch in der Anwendung. Die Anbindung von benötigten Peripheriegeräten sollte im Netzwerk möglich sein, so dass von allen Kassen aus beispielsweise eine Schankanlage oder Kaffeemaschine angesteuert werden kann oder auch der Küchendrucker. Im Lebensmittelhandel sollten Wiegesysteme und Scanner angeschlossen werden können, außerdem ein Kundendisplay und Geldschublade. Sollen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter über das Kassensystem gespeichert werden? Die Liste der geplanten Aufgaben sollte so detailliert wie möglich aufgestellt werden, damit der Fachhändler in der Lage ist, die Anforderungen dementsprechend umzusetzen und die bestmögliche Installation in einem Angebot zusammenzustellen. Alle Kassensysteme ganz gleich für welche Sparte sie eingesetzt werden sollen, haben jedoch gemeinsam, dass die Daten der gespeicherten Umsätze in den PC übertragen werden sollen, wo sie in dementsprechenden Programmen zur Auswertung oder auch zur Steuerung der Produktion, zum Beispiel bei Bäckerei Filialisten, verarbeitet werden können. Um das zu erreichen, benötigt man eine Kommunikationssoftware, die die jeweilig erforderlichen Schnittstellen zu den Anwendungen zur Verfügung stellt. Gut ist es, wenn Kassensysteme und Kommunikationssoftware aus einer Hand sind, so dass Fehlerquellen ausgeschlossen werden. Ein weiterer Entscheidungshelfer ist, wie gut die Wartung und Service im Notfall organisiert sind. Denn im laufenden Geschäft plötzlich ohne Kassensystem arbeiten zu müssen wünscht sich sicherlich kein Unternehmer. Schneller und zuverlässiger Kundendienst, im Falle eines Falles die Bereitstellung von Ersatz, haben schon so manche Katastrophe behoben.
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